近期，住房城鄉建設部印發《關于新形勢下進一步加強城市建設檔案管理工作的通知》（以下簡稱《通知》）。《通知》從完善城建檔案移交工作制度，落實建設工程檔案收集、整理、移交各方責任，強化科技賦能，提高服務能力，加強組織保障五個方面，對新時期城建檔案管理工作作出了全面、系統、科學的規劃和部署，其中更是針對建設項目審批制度改革、提升優化營商環境、強化數據共享等新形勢、新環境提出了系列創新舉措，需要我們在工作實踐中全面貫徹落實。

建立健全工作機制是做好城建檔案管理工作的基礎。《通知》緊扣城建檔案管理工作面臨的新形勢，更加明確了抓好抓實城建檔案管理工作的重要意義和歷史價值，指出“要強化組織領導，著力解決當前城建檔案管理存在的突出問題，不斷提高檔案管理能力，結合新形勢下檔案管理工作特點，按照管理權限在機構設置、人員配置、工作經費等方面給予充分支持”。當前，受機構改革影響，城建檔案工作管理體制發生了較大變化。山東省在事業單位機構改革后，全省大部分城建檔案管理機構建制取消或設為局屬事業單位內設機構，人員編制和檔案經費保障等弱化現象較為突出。但隨著城市更新和韌性城市政策的推進，城建檔案價值開始凸顯，呈現出多元化利用趨勢，其管理工作也愈來愈顯得重要。《通知》從五個方面提出了強化城建檔案管理工作的組織保障措施，對當前及下一步加強城建檔案管理工作具有積極推進和保障作用，需要各地城建檔案管理機構對照《通知》要求補短板、強提升，實現新形勢下城建檔案管理工作高質量發展。

規范移交制度是抓實城建檔案管理工作的核心。城建檔案移交質量直接影響城建檔案后期的應用價值，必須把好移交關口。《通知》針對城建檔案移交機制和落實建設工程各方責任主體，作出了具體的工作規范和要求。當前，各地城建檔案管理機構在健全城建檔案歸檔工作機制方面進行了積極探索，總體呈現向上向好態勢，總結出了一大批可推廣可復制的典型經驗和做法。山東省德州市針對市政道路設施類、風景園林類等重點項目因建設手續不全等導致檔案移交難或檔案不齊全的狀況，市紀委監委印發了《德州市重點項目建設廉政檔案實施細則（試行）》、市城建檔案管理部門聯合市重點項目掛圖作戰指揮部印發了《德州市重點項目建設檔案歸檔要求及目錄》等規范性文件，保證了建設工程項目檔案歸檔質量。《通知》充分借鑒了這些好的做法，并以文件和制度形式予以固化和推廣，對開展新形勢下城建檔案管理工作起到了積極推進作用。各地城建檔案管理部門要學透吃透《通知》精神，加快提升城建檔案信息化管理水平，積極開展與工程建設項目審批、建設工程全過程圖紙數字化等系統平臺的對接，加快推進建設工程項目竣工檔案“一鍵歸檔”線上移交，為檔案高質量移交管理提供便捷高效的“科技綠色通道”。

強化信息化系統建設是推進城建檔案管理工作的重要手段。目前，“館藏檔案數字化，新增檔案電子化”工作已在各地全面展開，城建檔案正面臨“雙套制”向“單套制”、非結構化數據向原生數據接收轉變的重要階段，而實現這一過渡階段的城建檔案管理工作只能依靠科技技術和智慧化的城建檔案綜合管理系統。《通知》指出，“城建檔案管理部門要加大推進城建檔案數字化建設力度，建立和完善城建檔案管理系統”。山東省計劃推進城建檔案“一鍵歸檔”，將工程電子文件按節點動態歸集列為2024年度營商環境創新行動。要完成這一考核指標工作，必須建立與之相適應的城建檔案綜合管理系統。目前，全省多數地市已通過信息化科技手段實現建設工程項目檔案歸檔線上線下同步辦理，青島市、濟南高新區成功通過國家級高水平數字檔案館測評，城建檔案信息化建設有了質的提升。面對城建檔案信息化建設的快速發展，海量的電子檔案數據安全已成為城建檔案信息化建設管理的重要任務。《通知》明確，“加強建設工程檔案資源管理，做好檔案數據容災、異質異地多套備份和數據保全管理工作，防范因信息匯聚關聯引發泄密風險”。城建檔案管理部門應將城建檔案數據信息儲存與安全管理作為城建檔案管理工作的“紅線”和底線，建立和完善與信息化發展相適應的信息數據安全保障體系，加強硬盤、藍光光盤等常規靜態、物理性數據備份介質的管理，及時更新改造檔案基礎設施設備，解決館庫面積不足、年久失修、設施不全、設備老化等影響城建檔案保管安全問題，不斷增強信息系統安全預警、應急處置和災難恢復能力，持續提升電子數據管理能力和水平。

提升社會利用服務能力是加強城建檔案管理工作的重要途徑。城建檔案管理工作的目標是實現檔案的最大化利用，這也是城建檔案社會功能價值的最大體現。而要實現這一目標就必須全面提高城建檔案管理部門社會服務能力，快捷高效地滿足社會公眾對城建檔案的多元化需求。《通知》指出，“城建檔案管理部門要完善檔案利用制度建設，保障檔案利用安全和通暢，探索運用數據化、網絡化、智能化方式，實現檔案查詢利用方便快捷服務。”城建檔案管理部門要充分借助公眾大廳自助查檔設備、政務服務APP平臺等創新舉措，提供檔案移交、管線數據、房屋建筑等網上查詢服務，提升群眾辦事滿意度，實現“信息多跑路，群眾少跑腿”的普惠服務目標，通過打造便捷、高效的信息高速公路，實現城建檔案大數據的共享應用，這也是城建檔案管理工作走向大數據時代、發揮“政務網+檔案服務”的關鍵一步。德州市在全省率先開通了微信公眾號查詢利用檔案平臺，推行了城建檔案管理系統一體化建設，館與館之間城建檔案數據互聯互通、互查互用，真正打破了城建檔案領域“數據煙囪”“信息孤島”的限制，讓該聯的聯得通，能查的查得到，讓全市的城建檔案數據迅速歸攏、即時可得，實現了城建檔案管理工作的規范化、集約化、標準化發展。

當前，住房城鄉建設事業進入了一個新的發展時期，城市正在由過去的“以擴大城市規模的高顏值大建設”向“以人為核心的高質量城市更新”轉變，城建檔案愈來愈得到社會認可和關注。城建檔案管理部門需要緊跟時代發展，切實把《通知》精神貫徹落實到新形勢下城建檔案管理工作全過程中，真正發揮城建檔案賦能社會發展的價值和作用。